たとえば、以下のような状況があったとします。
- 「日程が決まり次第ご連絡いただければ、すぐに対応します」と相手に伝えている
- 前金を支払い、預かり証を受け取った後「最終精算の際に持参してください」と言われている(最終精算日は未定)
- 申し込み受付が再開したら、予め決めておいた仕様に沿って申し込みを行う
いずれも、
- 実行日は未定
- 実行に必要な情報はすでに手元にある
という2つの条件がそろっているタスクです。
実行日が未定なためにカレンダーに登録はできず、タスクシュートの今日のリストに登録しても空振りに終わるかもしれません。
一方で、実行に必要な情報(資料や預かり証や仕様)はすでに手元にあるため、実行日が決まり次第すみやかにこの情報を参照できるように整理しておく必要があります。
せっかく実行タイミングがやってきても、必要な情報がすぐに取り出せなければ対応が遅れてしまうからです。
場合によっては何らかのペナルティが課されたり、申し込みができなかったり、といった事態に陥ることもあるかもしれません。
そこで、このような場合における「実行に必要な情報」(預かり証などの物理的なモノも含む)の扱い方について考えてみます。