個人のタスク管理ツールとチームの進捗管理ツールを併用するときの考え方

Twitterコミュニティ「タスクシュートユーザーの集い」にて

以下のご質問をいただきました。

大橋さんだったら(IT業界の)WBS的などの組織的なタスク管理を求められる仕事をするとき、どう個人のタスクシュートと折り合いを付けるか知りたいです!

まさに僕自身が会社員時代、そしてフリーランスになってからも似たようなシチュエーションがありました。

個人のタスクシュートによるタスク管理と、チーム指定のツールによる進捗管理と、管理コストが無駄に増えるシチュエーションです。

そのときにどのように対応していたのかをもとに回答します。

問題は記録が分散すること

チームで仕事をする限りは、指定ツールによる進捗管理からは逃れられません。

たとえば、チームで導入しているプロジェクト管理ツールに予定や実績を入力する手間が生じるのです。

個人でタスク管理ツールを使っていない人にとっては、このプロジェクト管理ツールが唯一の管理ツールになるため、さほど問題はないでしょう。

一方、このようなプロジェクト管理ツールとは別に、タスクシュートのようなタスク管理ツールを使っている人にとっては、タスクシュートとプロジェクト管理ツールの両方に予定や実績、さらにはコメントなどを入力することになるため、余計な手間と時間が発生します。

いっそ、個人でのタスク管理(タスクシュート)はやめて、チームのプロジェクト管理ツールに一本化してしまえば良さそうです。

でも、チームのプロジェクト管理ツールには載せない、個人で完結するタスクもあるため、この管理のためにはやはり個人でのタスク管理は欠かせません。

一番の問題は、記録が2つのツールに分散してしまうこと。

タスクシュートだけを使っているなら、タスク実行の記録はすべてタスクシュートに集約できますが、ツールが増えると当然分散してしまい、必要なときにすぐに見つけ出せなくなるのです。

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