2021年5月に投稿した記事をもとにクイズを作りました。
復習も兼ねて、ぜひ取り組んでみてください。
答えが分からない、あるいはあやふやな場合は記事タイトルをクリックすると該当記事を読むことができます。
無意識にくり返していることをリピートタスクで捕まえる
記録をしてみると意外とくり返し行っているタスクというものはあるものなのです。
つまり、気づかないうちにリピートしているタスクがある。 これを捕まえてリピートタスク化していくわけです。
→ これに加えて「時間を取るものだけがリピートタスクではない」という話もしましたが、まだ捕まえられていないリピートタスクはありませんか？
毎日走る道を「舗装」しすぎていませんか？
タスクシュートを続けていると、リピートタスクが増えていきます。
これは、ちょうどデコボコの砂利道が舗装されていく様子に似ています。
タスクシュートを使い続けることで、毎日通る道が少しずつ走りやすい形に整っていきます。
その結果、予想外の出来事を未然に防げるようになり、スピードを落とさず快適に走り続けられるようになります。
たいへん良いことのように思えますが、あらゆる砂利道を完全に舗装し尽くそうとすると、副作用が生じます。
タスクシュートを長く使い続けている人ほど、気づかないうちにこの副作用の影響を受けている可能性が高いです。
→ タスクシュートによる「舗装」の副作用は2つありますが、それぞれの対策は立てられていますか？
キリのない仕事とキリをつけにくい仕事
なかなか取りかかれない仕事のキーワードは「キリ」だと考えています。
特に次の2つ。
・キリのない仕事
・キリをつけにくい仕事
→ それぞれの仕事に取りかかるための対策は？
毎日一定のスピードで仕事を続けることが重要な理由
ランニングは、自分にとって無理なく走り続けられるスピードで走ることで、必然的に長い距離を安定して走り続けることができます。
もちろん、あえて負荷のかかるスピードで走ることも走力を鍛えるうえでは欠かせません。
とはいえ、負荷のかかるスピードでは長い距離を走り続けるのは難しく、目的が安定的に走り続けることであれば、やはり無理なく走り続けられるスピードで走るほうが有利です。
仕事においても、自分にとって無理なく長く続けられるスピードが重要になります。
→ なぜ、自分にとって無理なく長く続けられるスピードが重要なのでしょう？
「時間ができたらやろう」と思っていたことを今日から始めて毎日続ける方法
今日の記事タイトルを目にして、
・「あぁ、あれか」と自分なりの方法をすでに確立している方
・まだ自分なりの方法が確立しておらず、「時間ができたらやろう」と思っていることが増え続けている方いずれもいらっしゃるでしょう。
例によって、「正解」は人の数だけあるので、僕が実践している方法をご紹介します。
→ あなたはどんな方法を実践していますか？
ホットアイマスクと耳栓で深い休憩を取る
僕のデイリーリストには、1日に4回の「休憩」というリピートタスクがあります。
朝、昼、夕、夜、の4回です。
毎日すべての休憩を実行できてはいませんが、「ちょっと疲れたな」と感じたときには迷わず実行するようにしています。
さらに先月からは「ホットアイマスク」という“新兵器”を導入したことで、休憩のクオリティが「深い休憩」にレベルアップしました。
→ ホットアイマスク、引き続き毎日使っています。機会があれば是非お試しください。
仕事に取りかかる順番を決めておく効用
タスクシュートを使っていればおのずと順番を決めることになるのですが、仕事の数が増えてくるとこの並び替えの手間と時間が惜しく感じられるために、目につくものから片づけていきたくなります。
でも、ここでぐっとこらえて並び替えておくことで、後から時間を失わずに済みます。
→ なぜ時間を失わずに済むのでしょうか？
仕事に取りかかる順番を決めるための準備段階
その日の仕事を取りかかる順番に並べて一本道を作る前の段階にもう一段階、準備にあたるステップが必要かもしれない、ということに気づきました。
→ 一本道を作る前に「●●●」を作る必要がありました。
自分の過ごしたタイムラインを一本化する
食事の内容は思い出せなくても支障は少ないでしょうが、仕事については、正確に思い出せた方がいろいろと有用です。
とはいえ、すべてを記憶する必要はありません。
代わりに、きちんと記録を残しておき、必要に応じて素早く参照できるようになっていれば十分です。
→ では、どんなことをどこにどのように記録に残しておけばいいか？
「仕事が進まない」という体験を重ねるほどに「仕事が進む」ようになる
「仕事が進む」と「仕事が進まない」の違いとは何か？
改めて考えると次のような意味になるはずです。
・仕事が進む → 予定していた仕事に取り組み、成果が得られる
・仕事が進まない → 予定していた仕事に取り組めず、成果も得られないつまり、仕事が進むか否かは、自分自身がその仕事を「進めよう」と考えていた（＝予定していた）かどうかに左右されることになります。
→ 意図的に「仕事が進む」ように持っていくためには何をすれば良いでしょうか？
小さなタスクでも漏れなくリピートタスク化することで仕事のスピードがアップする
大きなタスクに注意を奪われて、小さなタスクはないがしろにされがち。
結果、小さなタスクが溜まりまくって大きなタスクに育ってしまう。
このようなことはタスクシュートを使うことで、未然に防ぐことができます。
→ 小さなタスクをリピートタスク化すると仕事のスピードがアップするのはなぜでしょう？
「一日の最初にタスクの並び替えに時間がかかりすぎる」問題の対処法
オンラインセミナーなどで、以下のようなお悩みご相談をいただくことがあります。
・一日の最初にその日のデイリーリストの並び替えをする際に短くても20分、長いときは1時間かかることがあります
20分でも長いと感じますので、1時間はさすがに厳しいですね。
できれば10分以内に収めたいところです。
コンスタントに10分以上かかっている、という方はまず以下のチェックリストに目を通していただき、原因を見つけるところから始めましょう。
→ スクの並び替えを10分以内に収めるためのチェックリストの内容は？
「時間があれば少しでも進めておきたい」タスクをどう扱えばいいか？
タスクシュートのデイリーリストには原則として「その日に実行することになっているタスク」のみが並びます。
言い換えれば、「その日に実行することにはなっていないタスク」には居場所を与えられない、ということです。
それでも、「時間があれば少しでも進めておきたい」ということでデイリーリストに押し込むことはあるでしょう。
こうすることで、予定外に時間ができたときに、つまりチャンスが得られたときに、めでたく取り組むことができます。
とはいえ、このようなチャンスに賭けて「時間があれば少しでも進めておきたいタスク」を押し込むことは精神衛生上あまりよろしくない、と考えています。
→ では、どうすればいいか？
「時間がある」と「時間がない」をうまく活用する
「時間がある」と「時間がない」、いずれも効能と副作用の両方を内包しています。
→ この2つの感覚のいいとこ取りをするにはどうすればいいか？
時間を「極振り」すればうまくいくか？
残念ながら、時間については「極振り戦略」はうまくいきません。
「今日はこの仕事に極振りする」という振り分け方は見た目にはうまくいきそうですが、実際には振り分けた時間すべてを十分に使い切れないからです。
そもそも、一つの仕事に時間を極振りすると、ほかの仕事が停滞することになります。
ほかの仕事を停滞させてでも、その一つの仕事に全力投球せざるを得ない状況だからこそ、極振りするわけですが、長時間ずっと同じ仕事に同じテンションで取り組み続けることは難しい。
結果として、時間の密度が低くなります。 単位時間あたりの消化量が減ってしまうのです。
→ では、どうすればいいか？
タスク管理における「配管システム」が生み出す資産価値に注目する
タスク管理に時間を投資することで、投資した以上のリターンが得られなければ、タスク管理を続けることは難しいでしょう。
では、このリターンの実体とは何か？
そして、どのように評価・計測すればいいか？
タスクごとにかかった時間を計測し、過去の同じタスクにかけた時間と比較して少ない時間で済んでいれば、この差分がリターンということになるでしょう。
でも、リターンは時間だけではないでしょう。
・迷ったり考えたりする精神的な負担が減る
・より少ない手間で済むといった可視化・数値化しづらい部分もリターンに含まれるはずだからです。
この可視化・数値化できない部分を僕は「配管システム」という概念で捉えるようにしています。
→ 「配管システム」をうまく機能させるには？
現時点の一日のタスク管理の流れとツールの使い分け
改めて、現時点の一日のタスク管理の流れとツールの使い分けについてまとめてみます。
→ お使いの環境に応じて、またツールの好みに応じて、ご自身にとって最適なフローを作ってみてください。
今月のクイズは以上です。
長文、おつかれさまでした！
