2022年2月に投稿した全記事のまとめです。
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忙しくなってきたときのタスクの“損切り”指針
予定していたすべてのタスクがこなせなくなったとき、どこまで撤退するか、すなわちどのタスクを諦めるかを決める必要があります。
投資の世界で言えば「損切り」に当たるでしょう。
損切りについては、たとえば「含み益が10％を上回ったら」といったルールを定め、感情を排して行うことが良いとされています。
タスク管理における損切りについても、同様に何らかのルールがあれば、“損失”を最小限に食い止めることができます。
そんな、タスクの“損切り”指針について考えつつ、逆に地味な“利益”を積み立て続ける方法についてご紹介しました。
タスクシュートと「つみたてNISA」の類似点とその活かし方
タスクシュートと「つみたてNISA」には類似点があり、この類似点に注目することによってその効用をタスクシュートにも活かすことができます。
- 販売手数料が低水準
- 信託報酬が一定水準以下
- 頻繁に分配金が支払われない
- デリバティブ取引による運用を行っていない
これらの特徴が、タスクシュートとどのように類似しているのか？
そして、どのようにタスクシュートに活かすのか、について書きました。
キーワードは、少しずつ・確実に・上限を意識する、です。
タスクシュートの捉え方を変えることで安定感を高める
タスクシュートの「シュート」とは「shoot」ではなく「chute」です。
chuteの意味はフランス語で「落下する」であり、「パラシュート」や「飛行機の緊急脱出シュート」のシュートです。
特に「緊急脱出シュート」は滑り台のような形状をしており、ここに乗れば安全に機外に脱出することができます。
タスクシュートのイメージはこの「滑り台」に近く、「タスク」を安全に“落着”させるというニュアンスを込めています。
ただ、当初は「滑り台」でしたが、今は少し違ったイメージでタスクシュートを捉えています。
この捉え方をすることで、特にタスクシュートにおけるリピートタスクの認識が変わると感じています。
その結果、タスクシュートをより安定的に使い続けることができます。
「やるべきことに取りかかる順番」がなかなか守れないときの対策
タスクシュートに限らず、
- その日にやるべきことを、
- やるべきタイミングで、
- やり切る
上で欠かせない考え方があります。
それは「やるべきことに取りかかる順番」を決め、これを守ること。
この順番を守ることさえできれば、一日の終わりを常に満足感を持って迎えることができます。
でも、実際のところそれは簡単ではありません。
- 順番を守るのがなぜ簡単ではないのか
- 順番を守るにはどうすればいいか
この2点についてまとめました。
タスクに関する2種類の「優先度」の違い
タスクに関する優先度は2種類があります。
- 今日やるかどうかを決めるための優先度
- 今日の中で取りかかる順番を決めるための優先度
この2つの優先度の違いを理解し、使い分けることで、タスクの実行順を迷わず決められるようになります。
改めて「先送りの常態化」から抜け出す方法を考える
「今日やることリスト」にタスクとして登録するも、なかなか取りかかれずに結局は翌日に先送りになってしまう。
先送りするときは「明日ならきっと取りかかれる！」という期待があり、そして実際にその期待に応える形で翌日の自分が取りかかってくれることもあります。
が、多くの場合、当日になると「いや、今日はやっぱり難しいから取りかかるのは明日の方がベターであろう」ということで、さらに先送りされることになります。
誰しもが経験しているであろう「先送りの常態化」です。
この問題についてはこれまでにもあちこちで書いたり話したりしてきましたが改めて、ここから抜け出す方法について次の2つのステップに分けて解説しました。
- そもそも何が起こっているのか？
- 何を変えれば常態化を防げるのか？
疲れにくい仕事の進め方
「疲れにくい仕事の進め方」があるなら、当然「疲れやすい進め方」もあります。
なかなか取りかかれない仕事は「疲れやすい進め方」で取り組むことになっている可能性が高いです。
そこで、「疲れやすい進め方」を「疲れにくい仕事の進め方」に変える方法をご紹介しています。
「やったことがない仕事」の進め方
「やったことがない仕事」に臨むときは、誰しも慎重になるものです。
- 思うように結果が出せないかもしれない
- 予想よりも時間がかかるかもしれない
- 割に合わないかも知れない
といった不安に襲われがちだからです。
「やったことがない」以上、こうした不安を解消するには「実際にやってみる」しかありません。
実際にやってみることで不安が的中し、実際にダメージを受けることもあれば、
不安は取り越し苦労に過ぎず、むしろ思った以上の結果が予想よりも短い時間で得られることもあるでしょう。
リスクとリターンが隠れているわけです。
実は、ある方からの依頼で今月から「やったことがない仕事」を始めることになっているので、この仕事に対してどのように向き合っているのかを紹介しつつ、その進め方をまとめました。
締め切りまで余裕があるうちに仕事に取りかかるための工夫
- 締め切りに追われるやり方は改めたい
- とはいえ、締め切りに余裕がある間は急ぎの仕事を優先したい
という2つの相反する希望にどう折り合いをつければいいか。
当然、締め切りに余裕があるうちに取りかかれるようになりたいわけですが、そうなるための心のスイッチの切り替え方をご紹介しています。
一日の終わりのふり返りを翌日に活かすには
タスクシュートの原型は、その日にやるべきタスクを並べた、いわゆるタスクリストです。
通常のタスクリストとの違いは、以下です。
- 取りかかる順番を容易に変えられる
- 見積もり時間を設定できる
- かかった時間を記録に残せる
- 一日の最後にレビューができる
これらの違いがそのままタスクシュートの効用を生み出しています。
タスクシュートを習慣として定着させるための布石
カギとなる最初の習慣さえ身につけることができれば、あとはドミノ倒しのように後に続く習慣も自然と身につけることができる。
これは、『習慣の力』という本に出てくる「キーストーン・ハビット」（要となる習慣）というキーワードを僕なりに解釈したものです。
同書では「たばこをやめる」ことがキーストーン・ハビットでしたが、誰しもこのようなキーストーン（要石）を持っているはずです。
「タスクシュートを習慣として定着させる」というゴールを設定した場合は、キーストーンに当たるものは何か？
そして、後に続く習慣をどのように積み上げていけばいいか、についてまとめました。
「やらないことリスト」をタスクシュートに組み込む
「やらないことを決める」という“ノウハウ”があります。
具体的には「やらないことリスト」を作ることで、このリストにあることは機械的に「やらない」と判断できるようになるため、やるかどうか迷う時間を削減できる、というものです。
「やらないことリスト」とは以下のようなものです。
- 1つのタスクに30分以上の見積もり時間は設定しない（取りかかるハードルが上がるため）
- 「やっておいたほうがいいこと」はやらない
- 「まとまった時間ができたらやろう、と思っていること」はやらない
- 午前中に「夜でもできるタスク」はやらない
- 夜9時以降はお金に関するタスクはやらない（判断ミスを防ぐため）
こうして見ると、タスクを作ろうとしたタイミング、あるいは実行しようとしたタイミングでその妥当性を確認するためのチェックリストといえます。
仕事を続けるほどに、このリストは伸びていくことになるでしょう。
そうなったとき、リストのすべての項目をチェックしきれるでしょうか？
そこでおすすめしたいのが、「やらないことリスト」をタスクシュートに組み込んでしまうこと。
期限ギリギリまで追い込まれないようにするための考え方
人は誰しも損失を避けたいと考えるため、もっとも少ない損失で済む方法を探っています。
意図的にそうしていることもあれば、意図せずしてそうなってしまっていることもあるでしょう。
たとえば、
- いまこのタスクに取りかかっても大丈夫だろうか？
という迷いを抱いているときです。
なぜ迷うかというと、今がそのタスクに取りかかるベストなタイミングかどうかが分からないからです。
- ○：ベストなタイミングで取りかかれた場合 → 投入した時間に対するリターンが最大化する
- ×：ベストではないタイミングで取りかかった場合 → 投入した時間に対するリターンが目減りする
貴重な時間を使うからには、そこから得られるリターンを最大化したいわけです。
最悪なのは、リターンどころか損失が出てしまうこと。
「時間をかけたのにぜんぜん仕事が進まなかった」という事態は何としても避けたいわけです。
この「タイミングを図るやり方」は、しかし、根源的なリスクをはらんでいます。
ベストなタイミングを探っているうちに時間切れになってしまうというリスクです。
期限ギリギリになれば有無を言わさず取りかからざるを得なくなるのです。
このジレンマから抜け出すにはどうすればいいか、についてまとめました。
タスクシュートの強みは続けるほどに安定感が増すことだが…
タスクシュートの残念なところは次の3点です。
- 1．タスクの開始終了時刻の記録がめんどくさい
- 2．リピートタスクが増えると収拾がつきにくくなる
- 3．効果を実感できるようになるまでに時間がかかる
使い始めたその日から仕事の効率が“爆上がり”することはなく、むしろ「こんな風にちまちま記録に残しているヒマがあったら一つでも二つでも仕事を片づけた方が効率がいい」と感じる方のほうが多いでしょう。
一度実行したタスクをリピートタスク化することで、次回以降はそのタスクの記録の手間を軽くできますが、今度は一日の最初にその日のデイリーリストを取りかかる順番に並び替えるという新しい手間が生まれます。
もちろん、タスクシュートを使わなくてもその日の「やることリスト」を作るのであればこの種の手間は避けられません。
それでも、白紙から「やることリスト」を作るのに比べると、タスクシュートは前日までの実績をもとに“生成”されるリピートタスクを“主成分”とするデイリーリストはどうしても“混み合い”がちです。
リストの「圧」が高まるのです。
そんなタスクシュートですが、これらの“向かい風”にめげることなく使い続けることができれば、あるとき不意に“無風状態”とでもいうべき、圧倒的な安定感が得られるようになります。
ただ、この安定感が実はくせ者です。
毎日の生活ルーチンの順番が意外と重要
仕事と生活は言うまでもなく密接不可分です。
仕事に使える時間を量的にも質的にも最大化したければ、裏側の生活に使っている時間に目を向ける必要があります。
生活時間、すなわち仕事以外の時間まで分単位の管理対象にしたくない、という方もいるかもしれません。
そうであれば、最低限次の2つに注意を向けるだけでも変わると思います。
- 生活ルーチンそれぞれの開始タイミングを決めてこれを守る
- 生活ルーチンの順番を決めてこれを守る
開始タイミングと順番は一部重複していますが、この両方を守ることで文字通り生活にリズムが生まれ、それが良いバイブスとして仕事にも波及します。
このあたりについて、事例を交えつつご紹介しました。
タスクシュートは時間をつくるツールではない
「時間をつくる」という表現があります。
もちろん、実際に時間を「つくる」ことはできないので、あくまでも表現でありその実態は「割り当ての変更」でしょう。
別のことに使うために割り当てていた時間を、新たに発生したやるべきことに割り当てる。
当初予定していた「別のこと」はできなくなりますが、代わりに新たに発生したやるべきことにその時間を使えるようになります。
お金でも同じような「操作」を頻繁に行っているでしょう。
同様にお金を「つくる」と表現されますが、実際には何かを諦めることで捻出することが多いはずです。
ただ、捻出した分を何らかの理由で使わなかった場合は、当初の用途に使えます。
使わずに取っておくこともできます。
たとえば、食洗機を買うために用意していた資金10万円を、新しいスマホの購入のために使うと決めた場合。
思い直してスマホの購入を見送ることに決めたなら、食洗機を諦めずに済みますし、不意に食洗機への熱が冷めたなら、この10万円はほかの用途に回せるようになります。
特に使い途が見つからなければ、貯めておくこともできます。
その点、時間は貯めておくことができないため、必ず何かに使う必要があります。
特に使い途が見つからなくても、刻々と減っていってしまいます。
そう考えると、お金と時間には次のような違いがあることに気づきます。
- お金：どのように使うかを考えている間は減らない
- 時間：どのように使うかを考えている間も減り続ける
時間をうまく使いたければ「どのように使うか」を考える時間を減らす必要があります。
タスクシュートはまさにこの「どのように使うか」を考える時間を減らすためのツールです。
見積もり時間はかけられる「上限時間」と考える
「見積もり時間」とは、その名のとおり「かかるであろうと見積もった」時間です。
言い換えれば、「これくらいで終わるはず」という予想時間でもあります。
つまり、終わらせるのにかかる時間です。
でも、タスクシュートにおける見積もり時間はこれとは異なると考えています。
「終わらせること」はいったん脇に置くのです。
終わらせなくてもいい、となれば見積もり時間を決める基準は、
- そのタスクにかけられる上限時間
ということになります。
- 10分以上続けると気が散ってしまうなら10分
- 30分ぶっ通しで続けられるなら30分
という具合です。
このような基準で見積もり時間を決めることで、次のようなメリットが得られます。
- 安定的に続けられる
- 先送りが減らせる
この2つのメリットについてまとめました。
