2021年4月に投稿した記事をもとにクイズを作りました。
復習も兼ねて、ぜひ取り組んでみてください。
答えが分からない、あるいはあやふやな場合は記事タイトルをクリックすると該当記事を読むことができます。
タスク実行中に「ふと気になったこと」に脱線してしまうときの対処法
ある一つのタスクに取り組んでいる最中に、ふと気になって、いてもたってもいられなくなり、そのままその「気になったこと」に“突入”してしまう。
これは、誰しもが経験したことのある、あるいは今この瞬間にも発生しうる「タスクシュートあるある」の1つでしょう。
→ こんなとき、あなたならどのように対処していますか？
タスクシュートで「今後7日間」の見通しを確認する
タスクシュートは「今日」のみに集中することに特化したツールと言えます。
とはいえ、「本当に今日だけに集中していて、明日は大丈夫なのだろうか？」という不安は尽きないでしょう。
実はタスクシュートには明日以降の未来を「覗き見する」機能があり、この不安を解消することができます。
「明日以降の見通しを確認する」機能はタスクシュートの各ツールごとに異なります。
→ お使いのタスクシュート・ツールでこの機能を活用できていますか？
やりきれなかったタスクを過去セクションに残留させたらやり忘れないか？
「過去セクション」にタスクを残留させたらそのままやり忘れてしまうのではないか、ということですね。
確かに、「過去セクション」は視界の外に出てしまいますから、その存在を忘れてしまうことはあります。
そして、少しずつ消化を進めるにしても、すべて消化できずに残ってしまうこともあるでしょう。
→ やり忘れないようにするための対策とは？
返信待ち・到着待ちのタスクの扱い方
タスクシュートのデイリーリストには原則として自分が実行することになっているタスクが並びます。
が、自分以外が実行するタスクを置いておきたいケースもあります。
たとえば、以下のようなものです。
・相手からのメール返信待ち
・折り返しの電話連絡待ち
・なかなかつながらない問い合わせ電話のリダイヤル
・時間帯指定した荷物の受け取り
・離席中の同僚が席に戻ってきたら口頭で直接伝えたいこと以上の事例を抽象化すると「自分一人では完結できないタスク」と言えるでしょう。
→ このようなタスクはデイリーリストのどこに置くのがいいでしょう？
仕事を進めてくれる「ゴジラ」を味方につける
大学生最後の年に熟読していた『奇跡の仕事術』という本からは実に多くの学びを得てきました。
タスクシュートの考え方も直接的ではないにせよ、少なからずこの本の影響を受けていると感じます。
その中で折に触れて思い出すのが「オフィスのゴジラ」について書かれたくだり。
この「オフィスのゴジラ」は僕なりの解釈では、
・いつ、どこに向けて光線を出すのかはゴジラの気分次第なので直接コントロールすることはできない
・できることは、ゴジラの通り道に“攻撃”対象となる仕事を順番に並べておくことだけという2点です。
→ これは何を意味するでしょうか？
定型化が難しい仕事をタスクシュートでどのように扱うか？
実際に起こした行動を記録に残していき、それが定期的に繰り返す行動であれば、リピートタスク化することで2回目以降はラクに行えるようになる。
タスクシュートはこれを実現するためのツールと言えます。
粘土細工でいえば、最初に一度「型」を取っておけば、以降は同じモノを素早く作ることができる原理です。
文字通り定型的な仕事であればこの仕組みは抜群に機能しますが、不定型な仕事になると難しくなります。
たとえば、以下のような仕事です。
・会計ソフトの入れ替えを検討する
「会計ソフトの入れ替え」という取り組みは頻繁に行うものではないため、定型化は難しいのです。
→ このような不定型な、あるいは定型化が難しい仕事はどのように扱えばいいでしょうか？
記録には「賞味期限」がある
時間をどのように使っているかを記録に残しながら過ごすことで、あとから時間の使い方を改善することができる。
これはタスクシュートの根幹にある考え方ですが、これは両刃の剣です。
村上春樹の『ノルウェイの森』に、
「あまりにも克明な地図が、克明にすぎて時として役に立たないのと同じことだ」
という一文がありますが、記録にも同じことが言えます。
記録は今後の行動の役に立ちますが、克明すぎる記録は行動の足かせになりうるのです。
→ では、どの程度の克明さであれば「適切」と言えるでしょうか？
タスクシュートの信頼度を維持するために
僕にとって毎日欠かさず使うツールは、言うまでもなくタスクシュート（たすくま）ですが、それ以外のツールは使わない日もあります。
使わないどころか見もしない日もあります。
それでも仕事は回っている。
これは、タスクシュートさえ見ていれば仕事を落とすことはないことが何らかの形で担保されているからでしょう。
だから、何があってもタスクシュートだけは必ず使うわけです。
→ では、この担保はいかにして得られたのでしょうか？
「今すぐ対処したい」問題の対処法
仕事が予定通りに進まない原因はさまざまありますが、その1つに「今すぐ対処したい」問題があります。
→ このような問題に、どのように対処していますか？
「レビュー」と「ふり返り」の違い
似たような言葉に、「レビュー」と「ふり返り」があります。
「レビュー」の和訳が「ふり返り」であると解釈して、これまで特に区別せずに使ってきました。
でも、改めて考えてみると、この2つはそれぞれやっていることが違うのではないか、と思い始めました。
→ レビューとふり返りの違いとは？
何をどんな順番でやったのかの記録が役に立つ
タスクシュートのデイリーリストは音楽のプレイリストに似ています。
注目したいのは「プレイリスト」の順番です。
毎日くり返しているタスクほど、「いつもの順番」で取り組むことでスムーズに片づくようになるものです。
何らかの事情でこの順番が乱れると、引っかかりを感じるようになり、いつもより時間がかかったり、取り組む気持ちが失せてしまったり、といったことが起こります。
順番こそが重要なのです。
→ うまくいく順番を見極めるにはどうすればいいですか？
あなたのタスクシュートはダッシュボードとして機能していますか？
タスクシュートを使い続けている人は、当然ですがタスクシュートの画面をかなりの高頻度で確認しているはずです。
確認するというより、自分の今の状況をタスクシュートに手作業で反映することで、タスクシュートと「同期」しているのです。
これはクルマを運転しているときに目にするダッシュボードに似ています。
スピードがどれくらい出ているのか、今すぐ給油が必要かどうかを確認し、そのままのスピードで走り続けていいのか、スピードを落とした方がいいのか、給油した方がいいのか、といった判断に必要な情報をダッシュボードから得ているからです。
タスクシュートをうまく使い続けられている人は、タスクシュートを時間の使い方をモニタリングするためのダッシュボードとして機能させているわけです。
→ タスクシュートをダッシュボードとして機能させるためにはどうすればいいでしょうか？
「あ、これは以前もやったことがある仕事だ」と気づいたときの対処法
昨日、郵便局でめったにやらない、とある手続きを行ったのですが、そのとき、当然のごとく「これは以前と同じ対応をすればいい」ということに気づきました。
問題は、その「同じ対応」の内容をすっかり忘れてしまっていたこと。
その対応を行ったことは覚えていても、具体的な手順までは覚えていなかったのです。
→ こんなとき、あなたならどのように対処しますか？
記録は人に見せない前提で残すからこそ価値が生まれる
昨日の記事で、タスクシュート（たすくま）に実際に残している記録（メモ）をご覧いただきました。
「あ、これは以前もやったことがある仕事だ」と気づいたときの対処法
こうした記録は、しかし、人には見せない前提で残すのが良いと考えています。
→ なぜ、人に見せない前提で残すのが良いのでしょうか？
「時間が増える」とはどういうことか？
タスクシュートを使い続けることで「時間が増える」という感覚が持てるようになった、という感想をときどき見かけることがあります。
当然、1日は24時間しかないので、これが25時間とか26時間に増えるわけではありません。
本人の時間感覚が変わることで、同じ24時間であっても以前よりも長く感じられることがあるのです。
それは、以前よりもたくさんのことができるようになった、という形で認識されることが多いと思います。
さらに、使った時間に対する感覚も鋭くなります。
→ 「時間が増えた」という感覚を持てていますか？ 持てていなければ、何をすれば持てるようになりますか？
気分転換が必要な仕事とその対策
よく「気分転換がてら○○をする」という話を見聞きします。
気分転換することが目的ですから、そのために行う「○○」は何であっても良いのでしょう。
もちろん、その「○○」が気分転換をする上で効果的であるなら、これを定番化することもあるかもしれません。
その場合は、タスクシュート的には「○○」という名前のリピートタスクを作ることになります。
でも、そのようなリピートタスクを作ることにはやや違和感を覚えます。
→ 気分転換というものをタスクシュートでどのように組み込んでいますか？
増えすぎたリピートタスクを時間をかけずに整理する方法
タスクシュートは長く使い続けるほどにリピートタスクが増えていきます。
リピートタスクが増えれば増えるほど、デイリーリストの密度が上がっていきます。
とはいえ、入りきらなくなる、すなわち見積もり時間の合計がその日の可処分時間を超えれば、おのずとブレーキがかかります。
どこかで不要なタスクを整理する必要が出てきます。 とはいえ、整理のための時間を確保しようにもままならないこともあるでしょう。
そんなとき、実行したタスクに注目することで、おのずと整理が進むことになります。
→ 実行したタスクに注目すると、なぜ整理が進むのでしょうか？
続・増えすぎたリピートタスクを時間をかけずに整理する方法
前回ご紹介した方法をくり返していると、実行しやすいリピートタスクしか実行できなくなりかねない、ということで、
「食事で言えば、栄養バランス的にはあまり好ましくない、しかし口当たりだけは最高なものばかり食べることになり、偏食が進み、中長期的には望ましくない事態に追い込まれることになります。このような事態を防ぐにはどうすればいいか？」
について考えてみます。
→ 実行しやすいリピートタスクしか実行できなくなる事態はどのようにすれば防げますか？
ふり返るための記録と意識を高めるための記録
タスクシュートに限らず、記録には次の2つの種類があると考えています。
・ふり返るための記録
・意識を高めるための記録「ふり返るための記録」は、「参照する」ことにより「今後に役立てる」ことができます。
一方、「意識を高めるための記録」は、「記録に残す」ことにより「今後の実行を後押し」することができます。
→ ふり返るための記録と意識を高めるための記録の違いとは？
長文、おつかれさまでした。
