仕事に「割り込み」は付きものです。
綿密に予定を立てていればいるほど、「割り込み」が生じたときのダメージが増します。
それゆえに、人は「割り込み」に備えるべくさまざまな工夫を凝らすことになります。
その工夫は大きく分けると次の3つに分けられるでしょう。
- 1．一日の一部をバッファータスクで埋めておく
- 2．一日の一部を空けておく
- 3．割り込まれてから考える
スーツケースのパッキングで考えると分かりやすいでしょう。
1は、パッキング時に着古した服や使い捨てスリッパを入れておき、旅先でお土産を買いすぎたら、これらを廃棄することで収納スペースを空ける、という工夫。
「着古した服」や「使い捨てスリッパ」がバッファータスクです。
タスクリストにおいては「休憩」や「書類整理」がバッファータスクであり、割り込みが発生したら躊躇なくリストから外せるものです。
2は、パッキング時に8分目程度に抑えておくという工夫。
3は、ノープランでノーガードなスタイルです（工夫する気がない）。
僕自身、タスクシュートを使い始めた頃はもっぱら1のバッファータスク派でした。
セクションごとに見積もり15分の「休憩」をバッファータスクとして配置しておき、時間が押してきたらこれを削除することで、時間を捻出します。
この方法のメリットは、一日の終了予定時刻を睨みつつ微調整が行えることです。
終了予定時刻を常に現実的な時刻にキープできるため、一日を「グリップできている」という実感が得られます。
一方、2は最初の時点では終了予定時刻が異常に早い時刻になるためつい油断しがちです。
例えば、朝起きてから寝るまでの時間をタスクシュートで管理している場合、終了予定時刻が「18:30」を示していれば、「あれ、今日は何でもできちゃうんじゃないの？」という全能感あるいは無敵感を覚えるかもしれません。
ただ、高額の宝くじに当選した人が必ずしも幸せになるとは限らないのと同様に、不意に時間を持て余すとうまく使えないことが多いもの。
それゆえ、1の工夫により油断を予防するわけです。
ただ、今では1でも2でもなく3、すなわち「割り込まれてから考える」ようにしています。
その理由について次の2つに分けて書いてみます。
- バッファータスクで埋めるのをやめた理由
- 割り込まれてから考えるようになった理由
